Conservación de la correspondencia para efectos mercantiles

Uno de los temas que siempre tendrá en duda a los empresarios y en general a las personas en la correspondencia y saber cuánto tiempo debemos conservarla. A aquellos que les resulta incómodo utilizar 280 (140 dependiendo el idioma) caracteres para expresarse vía Twitter, seguramente no les tocó vivir lo limitante que era la comunicación vía Telegrama, aunque quienes ya estaban acostumbrados a usarlo sabían sacar el máximo provecho a la comunicación por esta vía.

Y hablando de telegramas… aunque el correo electrónico y otras plataformas de mensajería han prevalecido, nuestro Código de Comercio todavía hace cita de los telegramas, puesto que en su tiempo de bonanza resultó ser un medio ideal para comunicarse, sin tanto rollo de palabras.

Usualmente se habla de un periodo de cinco años para la conservación de la contabilidad (aunque en ciertos casos puede prologarse dicho periodo) para efectos fiscales. Pero ¿Qué podemos decir del plazo por el cual se tienen que conservar los telegramas y demás documentación, incluyendo la digital? Consideremos dicho plazo a la luz del Código de Comercio.

Plazos para la conservación de documentación según Código de Comercio.

En el Título Segundo del Código de Comercio encontramos el Capítulo IV que regula los plazos y los medios para conservar la correspondencia del comerciante.

En el artículo 49 del Código de Comercio se menciona el plazo por el cual el comerciante debe conservar las cartas, telegramas, mensajes de datos u otros documentos en los que se consignen contratos y convenios, a saber durante diez años. En la conservación de dichos documentos debemos atender a lo dispuesto en la Norma Oficial Mexicana relativa a la conservación de mensajes de datos.

Para documentación distinta a la que se cita en el artículo 49 del Código de Comercio, se contempla en su artículo 48 la posibilidad de integrar nuestro archivo con copias obtenidas por medios mecánicos, fotográficos o electrónicos, cuidando que estas copias puedan ser reproducidas o visualizadas en cualquier momento que se requiera. Es importante conocer esto, debido a que la antigüedad puede poner en riesgo la legibilidad de algunos documentos, de tal manera que una fotografía nitida o un escáner podría sacarnos de apuros cuando necesitemos acudir a dicha documentación.

Aunque para efectos fiscales el Código de Comercio pudiera parecer fuera de contexto (algunos colegas así lo visualizan), conocer las posibilidades que concede el Código de Comercio para la conservación de correspondencia podría ayudarnos cuando se requiera presentar estos documentos para solventar, por ejemplo, una presuntiva de operaciones inexistentes. Y si todavía conserva sus telegramas, considere si dentro de la legislación mercantil está en la obligación de conservarlo por más tiempo, o si desea seguir guardándolos para enseñarselos a sus bisnietos.

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